La gestion du parc automobile est l’une des tâches que doit accomplir toute municipalité. Cela implique bien des contraintes auxquelles les autorités municipales doivent faire face à divers niveaux. L’ensemble des véhicules administratifs doivent notamment bénéficier d’un entretien régulier. Si vous occupez un poste à responsabilité dans l’équipe dirigeante d’une municipalité, découvrez des solutions pour assurer l’entretien rigoureux des véhicules de votre collectivité.
Adoptez un logiciel de gestion des interventions
La flotte automobile d’une municipalité est globalement composée d’un grand nombre de véhicules. Le suivi de l’entretien de chacun de ces derniers peut alors s’avérer fastidieux et chronophage. Vous avez la possibilité de contourner ces difficultés en vous servant d’outils numériques. Il existe des logiciels de gestion d’intervention conçus pour aider à la réalisation d’une multitude d’opérations relatives à l’entretien de tout type d’équipements. Dans votre municipalité, vous pouvez mettre à profit les fonctionnalités d’un tel programme pour optimiser la gestion de votre parc automobile.
Vous pouvez, avec un logiciel de gestion d’intervention, répertorier les différents services devant travailler avec les véhicules, mettre en place des dispositifs de contrôle et programmer l’entretien de ces derniers. Vous pouvez aussi élaborer un planning de tâches à exécuter par service, identifier les interventions sous-traitées, etc. Le logiciel peut vous servir à suivre l’état des véhicules et à programmer des entretiens périodiques de façon automatique. Cet outil est tout indiqué pour effectuer le suivi des ressources financières décaissées pour la maintenance, ce qui est essentiel pour maîtriser le budget. Il est possible d’utiliser un tel logiciel sur des terminaux portables. Cela donne la possibilité d’accéder facilement aux bases de données sur les lieux d’intervention.
Confiez l’entretien des véhicules à un garage compétent et digne de confiance
Dans le but d’assurer convenablement l’entretien des véhicules de votre municipalité, vous pouvez vous adresser à un garage qualifié. Ce dernier doit être en mesure d’offrir l’ensemble des prestations nécessaires à cette fin. Vous aurez à signer un contrat de maintenance avec le prestataire en fonction des besoins. Vous aurez en effet une idée précise des principales interventions à effectuer sur les véhicules durant toute une année. Vous pouvez en effet inclure les dépenses y afférentes dans le budget annuel de votre municipalité.
Vous reconnaîtrez un garage compétent à des éléments tels que son existence légale. Le professionnel à la tête de la structure doit fournir la preuve qu’il est autorisé à exercer son activité. Il doit ensuite respecter scrupuleusement les règles légales liées à ses interventions. Ses devis et factures doivent notamment respecter les obligations spécifiques à sa profession. Un garagiste digne de confiance doit être disposé à restituer à ses clients les pièces remplacées en cas de réparation suite à l’entretien de vos véhicules. Menez une petite enquête sur différents garages en contactant leurs clients professionnels.
Mettez en place un système d’alerte
Pour entretenir correctement un véhicule, il faut remédier à ses dysfonctionnements dès qu’ils apparaissent. La visite technique obligatoire et les entretiens périodiques ne sont pas toujours suffisants pour anticiper des problèmes. Afin de maintenir la flotte automobile de votre municipalité dans un bon état, veillez à instaurer un mécanisme de surveillance des véhicules. Grâce à un système d’alerte, les différents services impliqués dans l’entretien des engins seront informés en temps réel des dysfonctionnements. La plupart du temps, les logiciels de gestion des interventions peuvent être paramétrés pour délivrer des messages d’alertes accessibles sur des smartphones et ordinateurs.
Si vous n’en avez pas ou si le vôtre ne dispose pas de cette fonctionnalité, cherchez alors un logiciel spécifique. Il vous faudra définir des indicateurs permettant de remarquer un défaut d’entretien le plus tôt possible. Notons que l’idéal serait de confier la gestion des outils numériques d’optimisation de l’entretien des véhicules à un professionnel. Vous gagnerez ainsi du temps pour accomplir vos propres tâches et vous pourrez vous assurer de la réussite des opérations de suivi. La mise en place d’un système d’alerte implique l’usage de tableaux de bord numériques. À travers ces derniers, vous aurez une vision globale de l’état du parc automobile de la municipalité.
Sensibilisez les conducteurs sur l’entretien des véhicules
Les conducteurs ont un rôle à jouer dans l’entretien des véhicules de l’administration. Il est important d’avoir de temps à autre des échanges avec eux à ce sujet. Les utilisateurs des véhicules de la municipalité doivent être à cheval sur la maintenance de ces derniers. Il vous faut alors leur rappeler souvent la nécessité de soumettre les voitures aux entretiens programmés en amont.
Pensez également à inscrire les conducteurs à des formations de perfectionnement à la conduite. Ils peuvent en effet acquérir des notions leur donnant la possibilité de prévenir ou de retarder au maximum certaines pannes. Pensez à établir une charte de bon conducteur qui indique les règles et recommandations à suivre par les conducteurs des véhicules de la municipalité. Pour finir, n’oubliez pas de faire appliquer, si possible, la garantie constructeur. Vous pourrez profiter de la prise en charge d’opérations d’entretien par le constructeur automobile.